経理担当者におくる!マンガで確認するマイナンバー収集!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

       1

ベテランがマイナンバー担当者に向いている!?

みなさんの中には8月27日にこんなニュースが流れたのでマイナンバーの開始が延期になっていると思っている方もいるのではないのでしょうか?

マイナンバー、年金と連結延期=改正案を修正可決―参院委
(出展:時事通信:27年8月27日(木)17時02分配信)

年金事務所の情報漏洩問題があろうともマイナンバー通知カード発送開始の27年10月1日の予定は変わりません!

そんなことを聞くと、実際に作業を行う当事者である経理担当者さんは、よりそわそわしちゃうのではないでしょうか。
大丈夫です!まだ間に合います!
今回はそんな「経理担当者におくる!マンガで確認するマイナンバー収集」の復習です。

細かな説明は下記でも行っておりますので、まだご覧になっていない方はぜひ御参照ください。

本日は、ある企業に在籍しているベテラン経理担当者(社長より先日、マイナンバー担当者に任命されました!)と一緒に確認していきます!
ちなみに、マイナンバー担当者はベテラン(ここでいうベテランとはその会社に長く在籍しているという意味です)の方が適任なのです。その説明は後ほど判明いたします。

 ベテラン経理担当者さん(以下:ベテさん):よろしくお願いいたします。

マイナンバーのスケジュール

 カレンダー内閣府HPより

こちらがマイナンバーのスケジュールとなりますが、一番左にあるマイナンバーの通知カード発送の2015年10月まで、とうとう1ヶ月をきりました(本記事掲載9月上旬現在)。

ところで、ベテさんは従業員さんの方へのアナウンスは完了しておりますか?

ベテさん:はて?なんのアナウンスでしょうか?

 ・・・それでは順を追って説明いたしましょう。

 

マイナンバー通知カードの送付先

4コママンガ

上記のようにいきなり住所を聞くと、大事な要件までたどりつきません。

ベテさん:まずはみんなで食事を食べに行って、個別に飲みに誘って、そのあと・・・。少なくても3回は会わないと・・・ねぇ。

ベテさんの過去の恋愛話は後で伺うとして・・・今、大事なのは「住所」についてです!

住所というと通常は「現在住んでいるところ」をイメージするかと思いますが、そこが要確認事項なんです。
大抵の人は「現在住んでいるところ=住民票に記載されている住所」のはずですが、中には相違がある人もいるかと思います。

マイナンバーの通知カードは、その本人の住民票に記載されている住所地に郵送されます。
なので、「現在住んでいるところ」と「住民票の住所」が異なる従業員の方には、至急、住民票の異動手続きをするよう促してください!

参考:住民票の異動手続

  1. 旧住所の住民票がある市区町村の役所に「転出届」を提出して、「転出証明書」を受け取る
  2. 新住所の市区町村がある役所に上記の「転出証明書」を添付して、「転入届」を提出する。

 

ベテさん:それでは急いで従業員さんに確認してみます!その際のアドバイスなどありますか?

従業員の住所の確認資料としては、前年末(新入社員に関しては入社時)に従業員から提出してもらっている「平成27年分扶養控除申告書」をベースに、下記が相違がないかを確認するとよいでしょう。

  1. 扶養控除申告書と現在の住所
  2. 扶養控除申告書と住民票の住所

なお従業員への配布物としては以下のような文章例でお知らせすれば良いと思います。

 従業員へのお願い①0901-2

 

マイナンバーを回収する家族の範囲

 4コママンガ-2

上記のようにいきなり家族情報を聞くと、大事な要件までたどりつきません。

ベテさん:女性に既婚かどうかの質問するなんて・・・。問題発言じゃないの?

その御指摘はごもっともです・・・。彼には厳重注意しておきますので・・・。

ベテさん:マイナンバー的に、家族がいる従業員については家族全員分のマイナンバーを回収する必要があるの?
婚約者のマイナンバーも必要かしら?

そちらの回答に関しても、従業員より提出して頂いている「平成27年分扶養控除申告書」を確認していきましょう。
マイナンバーの利用範囲(提出範囲)は「民」→「民」→「官」です。

重要なのでもう一度言います!

「民」→「民」→「官」

もう一度言います!

「民(従業員)」→「民(会社)」→「官(役所)」

つまり、最終的に「官(役所のこと)」に提出する必要があるかどうかで判断していくというわけです。
ですので、扶養控除申告書に記載されている御家族の分を回収するのが原則です。

ベテさん:もし扶養控除申告書に載せてはいけない(本来は該当しない)「きちんと働いている亭主」の名前が記載してあって、その亭主のマイナンバーを収集してしまったら?

これは実は罰金の対象になるのです。

「きちんと働いている」とわざわざ注意書を頂いてありがとうございます。
扶養親族に入れることができる給与年収は103万円までなので、それ以上の収入を得ている亭主であれば通常はベテさんの扶養には入れられません。

上記の「民」→「民」→「官」の流れで考えていくと、「きちんと働いている亭主」はベテさんの扶養に入れているわけではないので、官(役所)には報告する必要ないですよね?
よって不必要なマイナンバーを取得したということで罰金の対象になってしまいます!

 

マイナンバー通知カードの送付先(例外)

ここでマイナンバー通知カードの送付先について例外規定をひとつお知らせいたします。

東日本大震災による被災者、 DV・ストーカー行為等の被害者などの方に関しては、住民票の住所地では受け取ることが出来ないことが想定されます。
その場合には「現在お住まいの居所に通知カードを送付するための居所登録」を行えば例外規定を適用でき、住民票の住所地以外でマイナンバー通知カードを受け取ることが出来ます。

手続詳細や、その他の住民票の住所地以外にマイナンバー通知カードを送付できる例外規定はこちらの総務省ホームページにて御確認ください。

 

マイナンバーの収集

4コママンガ-3-3

ベテさん:この展開ってひょっとして・・・。

今回の漫画は必要なかったかも・・・。
編集長がどうしても恋愛要素を入れろというので・・。

話をもどしまして、マイナンバー通知カードはどのように届くかベテさん御存知ですか?

ベテさん:マイナンバーの通知カードって「郵便ポスト」に入ってしまうのなら、書留郵便希望って市役所に連絡しなくちゃいけないですよね。

多少、料金を負担しても一生使う番号なら安いものよね。

御安心ください!特別な連絡をしなくても、書留郵便で届きます。

そして、このマイナンバー通知カードが各従業員にお手元に到着次第、ベテさんは全従業員にマイナンバー通知カードのコピーを提出するようにお願いする流れとなります。

なお従業員への配布物としては以下の文章例などでよいと思います。

従業員へのお願い②0901

 

社内での本人確認方法

 4コママンガ-4-2

ベテさん:ひょっとして彼はマイナンバー担当者としての責務をまっとうしているだけなんじゃ・・・。

さて、彼と彼女の恋の行方(?)も気になりますが、大事な論点は本人確認です!
マイナンバー通知カードはそれだけでは顔写真がついていないので、本人かどうかのなりすまし確認が出来ません。

そこでマイナンバー担当者は以下のいずれかの組み合わせ(代表的なもの)にて原則、全員分の本人確認をしてもらうことになります。

  1. 「マイナンバー通知カード」と「運転免許証」
  2. 「マイナンバー通知カード」と「パスポート」
  3. 「マイナンバー通知カード」と「健康保険証」と「年金手帳」
  4. 「マイナンバー通知カード」と「健康保険証」と「公共料金の領収書」
  5. 「マイナンバー通知カード」と「年金手帳」と「公共料金の領収書」

但し、緩和規定も制定されており、マイナンバー担当者が入社する前に既に会社で働いていた方に関しては、本人確認がされているとみなして問題ありません。
ベテランがマイナンバー担当者に向いているというのはこのためです。

ベテさん:よかった~。社長にも本人確認をするかと思ったらドキドキしちゃって!

なお、家族分の提出が必要な従業員に関しては、その従業員の方によって家族の本人確認をして頂く形で問題ありません。

従業員がその家族に対してどのように本人確認すれば良いかについては、「事業者必見!従業員や取引先のマイナンバーへの対応まとめ」をご覧ください。

 

提出を拒否された場合

 4コママンガ-5

 ベテさん:片思いだったのね。私も若い頃は・・・。

すみません、時間がないのでベテさんの恋愛話はまた今度伺います。

実際問題、従業員がマイナンバーの提供を拒んだ場合はどうなるのでしょうか?
その場合には、下記の手順にて備忘録を残しておくことで会社としての義務違反を防ぎましょう。

  1. 「 重要なお知らせ(マイナンバー関連の1回目)」を書面にて従業員に渡した日付をメモしておく
  2.  「重要なお知らせ(マイナンバー関連の2回目)」を書面にて従業員に渡した日付をメモしておく
  3. それでも提供がなければ、再度 「重要なお知らせ(マイナンバー関連の3回目)」を書面にて従業員に渡して、日付をメモしておく
    内容は2回目と同じでOK

上記の手順をふみ、従業員が拒否した経緯を残して、役所に説明できるようにしておいてください。

 

本日のまとめ

マイナンバー担当者になるとひょっとして恋がめばえるかもしれません!
・・・ということが重要なわけではなく(重要かもしれませんが)、今回より「扶養控除申告書」への記載の正確さがより重要になってきます。
不安な方は顧問税理士に再度確認をとったり、税務署の説明会に参加して知識を深めていきましょう。

繰り返しますが、不必要な人からマイナンバーを収集したら罰金の対象になりますので御注意を!
キーワードは「民」→「民」→「官」です!

 

資金繰り管理のススメ

「黒字倒産」という言葉を聞いたことがあると思います。

会計上は利益が出ているのにもかかわらず資金がショートし、倒産してしまうことです。

資金は「会社の血液」と呼ばれるように、会計上の利益の有無に関わらず、資金が止まってしまえば会社は存続できません

特に、成長企業や入金サイトと出金サイトのズレが大きな業種では、資金繰り管理が重要となります。

また、資金繰り管理を行い、銀行との付き合い方を改善することで、融資可能性が格段にアップします!

弊所、会計事務所シンシアの運営するサイト『資金繰り管理のススメ』で、資金繰り管理の重要性を認識し、資金繰り管理にチャレンジしてみましょう!

『資金繰り管理のススメ』コンテンツ

  • 資金繰り管理してますか?
  • 成長企業こそ資金繰り管理を
  • 銀行はどれほど試算表を信用しているか?
  • 銀行のジレンマ
  • 最近の銀行融資の動向
  • 収支分岐点売上高の把握
  • 資金繰り管理のススメ
  • 『資金繰り顧問』のご案内

『資金繰り管理のススメ』はこちら

SNSでもご購読できます。

ビズバ!ではお伝えしきれない、よりタイムリーな補助金・助成金・税制などのお得な情報や、資金調達に関する裏話などを、メルマガで配信しています。 メルマガ受信ご希望の方は、メールアドレスを入力してください!