27年度電子帳簿保存法改正でペーパーレス化が加速か?!

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電子帳簿保存法

平成27年度の税制改正により電子帳簿保存法が大幅に要件緩和され、企業のペーパーレス化が一気に進む可能性がでてきました。

これまで紙でやり取りしていた契約書、見積書、領収書などがデータで保存可能となれば、紙をファイリングする労力や保管スペースを削除できますし、保存している書類の中から該当のものを検索することも容易になるでしょう。

本稿ではこの改正電子帳簿保存法につき解説し、企業がペーパーレス化を推進していく足がかりにしていただければと思います。

なぜこのタイミングで改正が行われたのか?

ペーパーレス化というと、2005年3月に行われた電子帳簿保存法の改正を思い浮かべる方もいらっしゃるかもしれません。

実は電子帳簿保存法の制定は今から20年近く前、1998年7月にまでさかのぼります。この時から、最初から一貫してITを使って作成したものであれば、それをデータとして保存することが可能とされていました。

本稿ではこのような、パソコンなどの電子計算機を使用して作成したもののデータを、フロッピーディスク、コンパクトディスク、DVD等に記録して保存することを「データ保存」と呼ぶこととします。

そして、2005年の改正により紙媒体の書類もスキャンすることで、電子データで保存することが可能になりました。

本稿ではこのような、書面の情報をスキャナによって読み取り、電子化し、電子化された画像データを保存することを「スキャナ保存」と呼ぶこととします。

この時、「ついに日本もペーパーレス化に舵をきった!」と巷で騒がれました。しかし、みなさんご存知の通り、いまだに会社には大量の紙の書類が存在します。

なぜ2005年の改正ではペーパーレス化が進まなかったのでしょうか?
実はそこには大きな障害があったのです。

 

これまでの電子帳簿保存法で求められていた、ペーパーレス化を阻む3つの障害

ペーパーレス化が進展しなかったのは、2005年の改正ではスキャナ保存に際し以下のような要件が求められていたためです。

  1. スキャナ保存を実施する担当者(またはその担当者を直接監督する者)の電子署名を行い、タイムスタンプを付すこと
  2. スキャンする書類は3万円未満のものであること
  3. スキャナ自体も精巧なものであること

1.については、電子署名の有効期間が、会社法や税法などで要求される帳簿書類の保存期間に満たない場合が多く、使い勝手の悪いものでした。

2.については、仮に3万円未満のものについてスキャナ保存するとした場合、3万円未満のものとそれ以上の金額のものとで処理方法が異なることになり、かえって業務フローが煩雑になるため、多くの企業は結局全てを紙で保存することを選択しました。

3.については、スキャンするスキャナは原稿台と一体の物で解像度200dpi以上のものであること。さらに、RGB256階調以上、つまりカラー・スキャナであることが求められていました。

こういった厳しい要件がネックとなったため、ペーパーレス化は一向に進まなかったのです。

 

27年度改正でどのように変わるのか

では、電子帳簿保存制度の創設以来初めての行われた要件緩和である平成27年度の改正とは一体どのようなものなのでしょう?

まず、3万円以上の紙の領収書などの証ひょう類は、これまでスキャナ保存が認められていませんでしたが、この3万円という金額基準を廃止し、適正な事務処理を担保する規程の整備等を要件にスキャナ保存を可能とされました。
これにより金額の多寡に係わらず業務フローを一本化できるようになりました。

また、契約書・領収書などの重要書類について、業務サイクル後速やかにスキャンを行っている場合に必要とされていた国税関係帳簿の電子保存の承認要件が廃止されました。

スキャナ保存については、スキャナで読み取る際に必要とされている入力者等の電子署名を不要とし、タイムスタンプを付すとともに、入力者等情報の確認が要件とされました。

さらに、重要書類以外の書類について、スキャナで読み取る際に必要とされているその書類の大きさに関する情報の保存を不要とするとともに、カラーでの保存を不要とされました(白黒での保存が可能)。

資金や物の流れに直結・連動しない書類を指します。具体的な内容は後述します

このようにペーパーレス化のネックとなっていた要件が緩和されたことにより、企業のペーパーレス化が大きく進展する可能性がでてきたのです。

 

要件緩和を活用するには

平成27年の改正による要件緩和を活用し、ペーパーレス化をはかるにはどのような手続きが必要なのでしょうか?

実は、データ保存、スキャナ保存を実施するには、3ヶ月前に税務署長の承認を受けなければならないとされています。

改正後の制度は平成27年9月30日以後の承認申請から適用されますので、最短で平成28年1月1日以降に受領・作成した帳簿書類から要件緩和が適用されます。

申請書類は国税庁のHPにあります(承認申請が平成28年1月1日以後となる場合にはマイナンバーの記載が必要です)。

税務署長の承認は事業年度、つまり課税期間が始まる前に受けるのが望ましいですが、課税期間の途中で承認を受けた場合の取扱いは次のようになります(後述の通り、帳簿と書類の違いを意識することが重要です)。

帳簿については、課税期間の開始の日に備え付けられ、順次それに取引内容が記録されていくものですので、課税期間の途中からデータ保存等をすることはできないと解されています。

一方、請求書や契約書などの書類については、それが作成されると直ちに保存されるものですので、課税期間の途中からでも、それ以後の作成分についてはデータ保存等をすることができます。この場合は、そのデータ保存等を使用とする中途の日の3ヶ月前の日までに申請書を提出する必要があります。

 

データ保存、スキャナ保存ができるものとできないもの

平成27年の改正にともない90項目以上のQ&Aが出され、データ保存およびスキャナ保存について具体的かつ詳細に解説がなされています。

しかし、このQ&Aがあまりにも膨大なため、かえって改正内容が分かりにくくなっており、ペーパーレス化に取り組もうとする企業にとってのハードルを高めてしまっているように感じます。

電子帳簿保存法を理解するには、このQ&Aの問1「電子帳簿保存法はどのような内容となっていますか。」の回答を理解することが重要です。

回答は以下のようになっています(混乱を避けるため電子計算機出力マイクロフィルム(COM)に関する記述など、一部省略している部分があります。なお、これ以降はCOMによる保存についての説明は省略いたします)。

回答

電子帳簿保存法の概要は次のとおりです。

(1)国税関係帳簿書類のうち電子計算機を使用して作成している国税関係帳簿書類については、税務署長等の承認を受けた場合には、一定の要件の下で、電磁的記録による保存が認められます

また、取引の相手先から受取った請求書等及び自己が作成したこれらの写し(国税関係書類決算関係書類を除きます。))について、税務署長等の承認を受けた場合には、書面による保存に代えて、一定の要件の下で、スキャン文書による保存が認められます

(2)いわゆるEDI取引等の電子取引を行った場合には、電子取引に係る取引情報(注文書、領収書等に通常記載される事項)を電磁的記録若しくは書面により保存しなければなりません

この回答は電子帳簿保存法の基本的な考え方を示していて、かなり重要なのですが、書きぶりがあまりにそっけないため、理解するのが難しいと思います(重要な部分を赤字にしてみましたがそれでも難しいですね…)。

まずは回答(1)について説明します。

冒頭の国税関係帳簿書類ですが、これは、法人税法や所得税法など国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないとされているものを指していて、国税関係「帳簿」と国税関係「書類」に分かれます。

帳簿には、仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿のほかに、現金出納帳や当座預金出納帳、売掛金元帳などの補助簿も含まれます。

一方、書類には、注文書、請求書、契約書、領収書、見積書などのほか、たな卸表、貸借対照表、損益計算書などが含まれます。いわゆる伝票は書類に含まれませんので注意してください。

伝票は、それが帳簿の記載内容を補充する目的で作成される場合には補助簿(つまり帳簿)となる可能性はあります。

なぜ帳簿と書類の種類をここで確認するかというと、帳簿と書類とでは電子帳簿保存法上の取扱いが異なる部分があるためです。電子帳簿保存法を理解するには、この違いを意識することが重要です。

上記のQ&Aの回答をもう一度見てみましょう。まず、帳簿と書類ともに、パソコンなどの電子計算機を使用して作成したものについては、電磁的記録、つまりデータをフロッピーディスク、コンパクトディスク、DVD等に記録して保存すること(データ保存)が認められています。
これは改正以前から認められていた方法で、パソコンで作成している帳簿や書類については、わざわざプリントアウトして保存する必要はないということです。

ただし、この「作成している」というのは「自分が」作成しているということです。
取引の相手方が作成・発行したものについては、データ保存は想定されていませんので注意してください。

正確には「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成」しているという意味です。したがって、以下のようなものはデータ保存することはできません。

  1. 手書きで作成する仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳などの国税関係帳簿
  2. 手書きで作成し、相手方に交付する請求書の写しなどの国税関係書類(後述の通り、スキャナ保存は可能)
  3. 取引の相手方から書面で受け取る請求書などの国税関係書類(後述の通り、スキャナ保存は可能)

取引の相手方から受け取った書類については、スキャナ保存できると明記されています。

また、自己が作成した書類の写しについてもスキャナ保存できるとされています。
ただし、たな卸表や貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類はスキャナ保存の対象から除かれていることに注意してください。

また、スキャナ保存の説明において、帳簿についても触れられていないことを確認してください。

つまり、帳簿や決算関係書類はスキャナ保存が認められておらず、紙かデータによって保存することとなっています。

(2)については、注文書や請求書などの商取引のデータについて、電話やFAX、書類の郵送といった方法ではなく、取引先と自社のコンピュータをネットワークで繋ぎ、電子データの形で行った場合には、その取引データを保存しておくか、プリントアウトして紙で保存しておきなさいということです。

ちょっとややこしいですが、ここまでの説明を表にすると以下のようになります。

帳簿書類の形態別保存の可否一覧

上表中の「◎」、「〇」、「△」、「×」については以下の通り。
「◎」;該当の帳簿又は書類の全てについて該当の形態で保存ができる
「〇」;該当の書類のうち資金や物の流れに直結・連動する書類(契約書、領収書等)について該当の形態で保存ができる
「△」;該当の書類のうち資金や物の流れに直結・連動しない書類(見積書、注文書、契約の申込書(定型的約款のあるもの)、検収書等)について該当の形態で保存ができる
「×」;該当の帳簿又は書類につき該当の形態での保存ができない

データ保存、スキャナ保存のための要件

データ保存、スキャナ保存をするためには、保存される帳簿書類について真実性と可視性を担保する必要があります。

具体的には以下のような要件を満たす必要があります。

真実性の確保

  • 訂正・削除履歴の確保
    帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
    イ 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
    ロ 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること
  • 相互関連性の確保
    帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
  • 関係書類等の備付け
    帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

可視性の確保

  • 見読可能性の確保
    帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
  • 検索機能の確保
    帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと。
    イ 取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
    ロ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
    ハ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

つまり、真実性とは、帳簿書類が削除されたり訂正されたりした場合、その履歴が把握できることや、帳簿書類間で関連性が確保されていること、システムの仕様書やマニュアルなどが備付けられていることを指します。

一方、可視性とは、ディスプレイなどに表示され、取引年月日、勘定科目、金額などで検索できることが求められることを指しています。

この真実性と可視性を担保するために、パソコンなどの電子計算機の処理についての要件とスキャナについての要件がデータ保存、スキャナ保存それぞれで求められています。

 

データ保存要件

スキャナ保存要件

特にスキャナ保存については多くの要件が求められていることがわかると思います。

次からはスキャナ保存の各要件を詳しく見ていきたいと思いますが、その前に、上記の表で「資金や物の流れに直結・連動しない書類」というものがあることに注目してください。

これは国税関係書類のうち、見積書や注文書、保険契約の申込書など定型的な約款のある契約申込書、検収書、口座振替依頼書などを指しています。
これらの書類は比較的重要度が低い書類であるため、通常満たさなければならないスキャナ保存要件のうちいくつかが免除されています(上表の〇が付いていない項目が、免除されている要件です)。
これらについてはスキャナ保存の要件の後ろに(重要でない書類についての要件緩和あり)と記載し、説明いたします。

 

スキャナ保存要件

先ほどの表で求められていたスキャナ保存の各要件について説明いたします。

なお、スキャナは原稿台と一体型のものに限られますので、デジタルカメラやハンドスキャナを用いての保存は認められていません。

 

入力期間の制限(重要でない書類についての要件緩和あり)

真実性を確保するため、書類の作成または受領後速やかに(原則として1週間以内に)入力するか、業務サイクル後速やかに入力しなければなりません。
業務サイクルとは、事務処理規程等で定められている、業務の処理に係る通常の期間(日次、週次、月次など)という意味で、最長で1ヶ月とされています。したがって、「業務サイクル後速やかに入力」とは、最長で、国税関係書類の作成又は受領から1ヶ月と1週間以内に入力するということです。

なお、資金や物の流れに直結・連動しない見積書などの重要でない書類の場合には、速やかでなくとも適時に入力することが認められています。

 

一定水準以上の解像度による読み取り

求められる解像度は、200dpi以上となっています。なお、dpiというのはドット・パー・インチのことで、「1インチ幅に何ドット表示するか」という単位です。
なお、200dpi以上ということは、A4用紙であれば約388万画素以上ということです。

 

カラー画像による読み取り(重要でない書類についての要件緩和あり)

求められる階調は、赤・緑・青それぞれ256階調(1677万色)以上となっています。

なお、重要でない書類については、白黒での読み取りも認められています。

 

タイムスタンプの付与

タイムスタンプとは、タイムスタンプサービス事業者により発行される電子的な時刻証明です。

パソコンなどの時計機能では、時刻を任意に変更できてしまいます。したがって、その時刻に本当に電子データが存在していたのかを証明することができません。
そこで、第三者から時刻証明により、その時間に電子データが存在していたことを確実に証明することができます。

タイムスタンプは、原則として国税関係書類をスキャナで読み取り、正しくスキャニングされていることを確認した都度付すことが必要です。

なお、タイムスタンプは一般財団法人日本データ通信協会により時刻認証業務を認定されたタイムスタンプサービス事業者のものでなければなりません(時刻配信業務ではありませんのでご注意ください)。

 

解像度及び階調情報並びに大きさ情報の保存(重要でない書類についての要件緩和あり)

スキャンした際の解像度、階調、大きさ情報(書類サイズの情報)を保存しなければなりません。

ただし、重要でない書類については、白黒によるスキャナ保存が認められていますし、書類サイズの情報については保存は不要とされています。

 

ヴァージョン管理

訂正や削除があったこと、またその内容が確認できるようにヴァージョン管理されていなければなりません。

 

入力者等情報の確認

入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくことが必要です。

平成27年度の税制改正により、電子署名は不要とされましたが、もちろん電子署名によってもこの要件は満たされます。
電子署名をしない場合には、ID等のログ情報を保存し確認できるようにしておくことが必要です。

 

適正事務処理要件(重要でない書類についての要件緩和あり)

適正事務処理要件というのは、内部統制を整備・運用せよということで、スキャナによる読み取り前の紙段階で行われる改ざん等の不正を防ぐ観点から必要な措置として要件とされたものです。
上場企業や大会社であれば、監査をうけているため、通常はこの要件を満たしていると思いますが、中小企業や個人事業主には少し厳しい要件となっています。

ただし、中小企業や個人事業主であっても、1.相互牽制、2.定期的なチェック(1年に1回以上)、3.再発防止策を社内規程等において整備し、事務処理を行うことで適正事務処理要件を満たすことができます。
社内規程等については、事業規模等により内容は様々なものが考えられますが、国税庁にもサンプルが用意されています

なお、一人で事業を行っている場合には1.の相互牽制という要件が満たすことができませんし、2.の定期的なチェックについても自己チェックになってしまうため、要件を満たすとはいえません。
その場合には、書類の作成・受領から記録事項の入力までの各事務の一部と定期的なチェックを外部の者に委託することで要件を満たせるよう対応を図ります。

いずれにせよ、どうすれば改ざん等の不正を防ぐことができるかといった観点から社内規程等を整備・運用することが求められます。

適正事務処理要件も重要でない書類の場合には要件が免除されています。

 

帳簿との相互関連性の保持

共通する一連番号を帳簿と書類で使用するなどして、スキャンした書類と帳簿との関連性を確認できるようにしておかなければなりません。

 

見読可能装置(カラー)の備付け(重要でない書類についての要件緩和あり)

14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンターやそれらの操作説明書を備付け、4ポイント以上の文字サイズで出力できるようにしておかなければなりません。

なお、重要でない書類についてはカラーでなくても良いとして、要件緩和されています。

 

整然・明瞭出力

スキャナ保存した書類は、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておかなければなりません。

  • 整然とした形式であること
  • 当該国税関係書類と同程度に明りょうであること
  • 拡大又は縮小して出力することが可能であること
  • 4ポイントの大きさの文字を認識することができること

 

電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け

システム関係書類や事務処理マニュアル等を備付けておく必要があります。

 

検索機能の確保

スキャナ保存された書類は、以下のような検索機能により、ディスプレイの画面及び書面に速やかに出力させられなければなりません。

  • 取引年月日、勘定科目、取引金額などの主要な記録項目を検索の条件として設定することができること
  • 日付け又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
  • 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

上記のような検索機能が備わっていたとしても、検索開始から終了まで、つまり検索自体に時間がかかっていては要件を満たすことにはなりませんのでご注意ください。

 

 

スキャナ保存した書類は消費税の申告でも使用できる?

消費税において仕入税額控除をするには請求書等を整理・保存しなければなりませんが、この場合にも、税務署長の承認を受けてスキャナ保存している場合には、その基となった書類を保存していなくても大丈夫です。消費税のために書類を紙で保存しておく必要はありません。

 

まとめ

いかがだったでしょうか?27年度の改正電子帳簿保存法を活用し、ペーパーレス化を進められそうでしょうか?

今回は要件の複雑なスキャナ保存についての説明に多くのボリューム割きましたが、そもそも最初から一貫してITを使って作成したものをデータ保存する場合であれば、このような複雑な条件はありません。

また、本稿では説明を省略した、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存も電子帳簿保存法上は認められています。

冒頭で述べたように、ペーパーレス化が進めば、紙をファイリングする労力や保管スペースを削除できますし、保存している書類の中から該当のものを検索することも容易になり、コスト削減、業務効率の向上を図ることができます。

最後に、ペーパーレス化導入の際に参考になるリンクをまとめて掲載しておきますので、是非、あらゆる方法を勘案した上、ご自身の会社に最もフィットするようペーパーレス化を進めていっていただければと思います。

 

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